I veckan var det äntligen dags att delta i ett seminarium på Astrakan Strategisk Utbildning AB.
Mattias Tronje har arbetat som konsult och anställd i ledande befattningar under 15 år i rollerna som chef, projektledare och verksamhetsutvecklare. Under dagens seminarium talade Mattias om ”Självorganisation – Hur gör man?”
Mattias Tronje inledde seminariet med en praktisk övning. Utnämnda ”avdelningschefer” fick i uppgift att ordna sina team efter ålder. Vi i teamet fick inte fråga chefen om något, efter dennes instruktioner. Enklaste tänkbara uppgift? I vår grupp gick det rätt smidigt. Andra grupper behövde litet längre tid på sig. Nästa uppgift klarade vi också bra, kvinnor för sig och män för sig. Därefter blev det mer avancerat. Nu skulle Avdelningschefen se till att även ordna oss efter när på året vi var födda. Från vänster till höger. Frågan vi inte visste svaret på var om det var från vänster till höger för oss, eller för den som såg på oss.
En rolig övning som visar på hur litet som behövs för att anvisningar plötsligt ska upplevas som otydliga. Hade Avdelningschefen mandat att själv bestämma vad som var höger och vad som var vänster? Vår Avdelningschef klarade beslutsvåndan med bravur, kan jag avslöja. Övningen gav oss även energi och lust att lära när Mattias började sin föreläsning.
Anteckningarna visar att ämnet engagerade och firmans värdeord Mening och Motivation står präntade med stora glada bokstäver. Mattias bjöd på en härlig anekdot från sin personliga vardag där projektet var att få dotter, 10 år, att själv lägga sin smutstvätt i tvättkorgen. Hennes intresse för uppgiften väcktes bland annat genom att hon fick komma med kreativa förbättringsförslag. Precis som den inledande praktiska övningen blev Mattias berättelse en bra metafor för nya tankar om mer avancerade projekt och uppgifter i en organisation. Mattias utgår från ”Självorganisation”, som är allmänt vedertaget och oerhört intressant begrepp. Enligt min mening är begreppet delegation centralt i sammanhanget. Hur långtgående delegation är personen eller teamet mogna för? Vad är drivkraften, meningen och motivationen för varje individ att utföra sin arbetsuppgift på bästa sätt? Hur kan individens och teamets kreativa tänkande bli en styrka och inte ett hinder? Mattias beskrev vikten av teamets och projektets ramverk, vilket inte nog kan betonas och lyftas fram.
Motivation och drivkraft för att hålla tidsramar är grundläggande och måste upplevas som meningsfullt. Om individen får använda sitt kreativa tänkande helt fritt, finns stor risk att en
person som älskar att skapa nytt, förlorar sig helt i den skapande processen. Exempel: Datorer är kul. Att skriva är kul. Att skapa en stilistiskt tilltalande upplevelse av att läsa en text är något som undertecknad kan snöa in fullständigt på. Bild, färg, form fångar all skaparkraft och tidsuppfattningen får ledigt för dagen. Plötsligt har en arbetsdag gått och själva skrivuppgiften som var dagens projekt är knappt påbörjad. I exemplet blev det ändå en konstruktiv dag genom att tänka nytt. Efter att ha putsats till litet ytterligare blev det grunden till egna mallar i Wordprogrammet som nu används flitigt och sparar tid. Således kunde en dags tidsspillan ändå användas till något konstruktivt i det långa loppet, men det är definitivt inte alla gånger det blir så, vilket väl de flesta av oss känner igen sig i.
Det finns ett ramverk som avgränsar teamets uppgift.
- Ramen beskriver Vad? Hur? Vem? När? Varför? Mattias talade under seminariet om vikten av att i självstyrande organisationer fokusera på VAD’et och inte på HUR’et.
- Syfte, målgrupp, resurser i form av finansiering, arbetstimmar och allt därtill som definierar teamets uppgift är ramverket. Med den inledande övningen som illustration har ramen för en uppgift i en detaljstyrd organisation sin utmaning i att tänka igenom varje moment. Vad är vänster och vad är höger? I en grupp med hög grad av självstyre, hög grad av autonomi, ligger utmaningen i att bedöma individens och gruppens mogenhetsgrad. I Mattias berättelse om den 10-åriga dottern och tvättkorgen förekom inledande information om att det även finns en 7-årig son i huset. Om syskonen bildar ett team som ska lösa uppgiften har individerna i gruppen olika mogenhetsgrad. Hur hanterar man det?
Ramens utsida
Individerna och gruppen behöver inte bara ramar för att avgränsa och anpassa uppgiften till resurser och tid. Individ och grupp behöver även ramar som skydd mot omvärldens distraktioner och krav för att få en god arbetsmiljö och därmed möjlighet till god leverans. Om en kompis ringer på dörren när 10-åringen är på väg mot tvättkorgen, vad händer då? I dag är tillgängligheten en fantastisk möjlighet och samtidigt stor utmaning, inte minst vad gäller de yttre ramarna. Hur tillgängliga ska individerna och gruppen vara? Vilket utrymme finns det för andra samtidiga uppdrag för individ och grupp? Om jag har ett möte med en kund, klient eller kollega, hur tillgänglig ska jag då vara för andra och annat under tiden?
Processhandledning handlar mycket om att definiera de ramar som finns och hur man som individ och grupp ska förhålla sig till dem. Kan jag ändra något i ramarna eller är det bara att gilla läget? Kan jag ändra något i mitt förhållningssätt till ramarna för att förbättra min arbetssituation?
Mattias talade i seminariet om om hur det optimala läget skapas där individens, teamets, organisationens och kundens drivkrafter möts. Det vill jag gärna höra honom utveckla. Riktigt snygg formulering att tänka vidare på. Tack Mattias och Astrakan för ett kunskaps- och energigivande seminarium.
o o 0 O 0 o o